Privatlivspolitik for KOJ ApS

Senest opdateret: 24-10-2026

Hos KOJ ApS behandler vi personoplysninger i forbindelse med vores B2B-webshop, kundehenvendelser og samarbejde med virksomheder. Her kan du læse, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi gør det, og hvilke rettigheder du har.

Politikken gælder for besøgende på koj.dk, enkeltmandsvirksomheder og kontaktpersoner hos kunder, potentielle kunder og samarbejdspartnere.

1. Dataansvarlig

KOJ ApS er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der beskrives i denne politik.

KOJ ApS
CVR-nr.: 40092293
Håndværkervænget 13
2670 Greve
E-mail: info@koj.dk
Telefon: +45 51 44 46 65
Hjemmeside: https://koj.dk

Du kan kontakte os på ovenstående e-mail, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at benytte dine rettigheder.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af din kontakt med os kan vi behandle:

• Navn, stilling og tilknytning til en virksomhed.
• Firmanavn, CVR-nummer og eventuelt EAN-nummer.
• E-mailadresse, telefonnummer samt fakturerings- og leveringsadresse.
• Oplysninger om kundekonto, login og godkendelse som B2B-kunde.
• Bestillinger, købshistorik, fakturaer, betalinger og leveringer.
• Korrespondance, kundehenvendelser og reklamationer.
• Tilmelding til nyhedsbrev og dokumentation for samtykke.
• Tekniske oplysninger såsom IP-adresse, browser, enhed og brug af hjemmesiden, i det omfang vores systemer og dine cookievalg giver anledning til det.

Virksomhedsoplysninger er omfattet af denne politik, når de kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis en kontaktperson eller indehaveren af en enkeltmandsvirksomhed.

3. Hvor kommer oplysningerne fra?

Vi modtager hovedsageligt oplysninger direkte fra dig, når du opretter en kundekonto, bestiller varer, kontakter os eller tilmelder dig vores nyhedsbrev.

Vi kan også modtage oplysninger fra din arbejdsgiver eller en kollega i forbindelse med virksomhedens kundeforhold. Virksomheds- og kontaktoplysninger kan desuden komme fra offentligt tilgængelige kilder, eksempelvis CVR-registeret eller virksomhedens hjemmeside.

Oplysninger om betaling og levering kan komme fra de betalings- og transportleverandører, som anvendes ved din ordre.

Vi kan desuden modtage kreditvurderinger og tilhørende virksomhedsoplysninger gennem e-conomic.

4. Formål og behandlingsgrundlag

Kundekonto og B2B-godkendelse

Vi behandler oplysninger for at vurdere ansøgninger, kontrollere virksomhedens oplysninger, administrere kundekonti og give adgang til priser og bestilling.

For kontaktpersoner hos virksomheder sker behandlingen på baggrund af vores legitime interesse i at etablere og administrere erhvervskundeforhold, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du selv er aftalepart, eksempelvis som indehaver af en enkeltmandsvirksomhed, sker den nødvendige behandling for at indgå eller opfylde en aftale med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Vurdering af erhvervskunder og betalingsvilkår

Vi bruger virksomhedsoplysninger fra CVR-registeret og kreditvurderinger tilgængelige gennem e-conomic til at vurdere, om virksomheden er en relevant kunde, og hvilke kredit- og betalingsvilkår vi kan tilbyde.

I det omfang oplysningerne kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis indehaveren af en enkeltmandsvirksomhed, er behandlingsgrundlaget vores legitime interesse i at etablere relevante erhvervskundeforhold, vurdere kreditrisiko og begrænse tab, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Den endelige beslutning foretages af KOJ ApS efter en konkret, menneskelig vurdering, som beskrevet i afsnit 9.

Bestillinger, levering og kundeservice

Vi bruger oplysninger til at behandle ordrer, levere varer, håndtere betaling, besvare henvendelser og behandle reklamationer.

Behandlingsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b, når du selv er aftalepart. For kontaktpersoner hos virksomhedskunder er grundlaget vores legitime interesse i at gennemføre og servicere virksomhedens køb, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Bogføring og øvrige lovkrav

Vi behandler og opbevarer relevante oplysninger for at overholde vores retlige forpligtelser, herunder bogføringsreglerne, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

Nyhedsbreve

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi dine tilmeldingsoplysninger til at sende nyheder og markedsføring inden for rammerne af dit samtykke.

Behandlingen er baseret på dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage via afmeldingslinket i nyhedsbrevet eller ved at kontakte info@koj.dk.

Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagekaldelsen. Tilmelding til nyhedsbrevet er frivillig og er ikke en betingelse for at blive kunde.

Drift, sikkerhed og retskrav

Vi kan behandle nødvendige tekniske oplysninger og relevant korrespondance for at beskytte vores systemer, forebygge misbrug og fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Grundlaget er vores legitime interesse i sikker drift og beskyttelse af vores virksomhed og rettigheder, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Cookies og lignende teknologier

Behandling til statistik og markedsføring, som kræver samtykke, sker på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Nødvendig behandling til hjemmesidens funktion og sikkerhed sker på baggrund af vores legitime interesse i at drive en fungerende og sikker webshop, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Du kan læse mere om de konkrete teknologier, formål, leverandører og varigheder i vores cookiepolitik og samtykkeløsning på koj.dk.

5. Hvem modtager oplysningerne?

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne politik, og der er et lovligt grundlag.

Vi anvender blandt andet følgende leverandører:

• DanDomain: Til drift og hosting af vores webshop, administration af kundekonti og udsendelse af nyhedsbreve.
• Visma e-conomic: Til regnskab, fakturering og administration af kundeoplysninger. Vi får desuden adgang til kreditvurderinger gennem e-conomic som støtte til vores vurdering af kundeforhold og betalingsvilkår.
• Google: Til besøgsstatistik gennem Google Analytics i overensstemmelse med dine cookievalg. Oplysninger om de anvendte teknologier fremgår af vores cookiepolitik og samtykkeløsning.
• WhatsApp Ireland Limited, som er en del af Meta-koncernen: Når du vælger at kontakte os via WhatsApp Business. Vi behandler dit telefonnummer, eventuelle profiloplysninger og de oplysninger, du sender, for at besvare din henvendelse. WhatsApp behandler desuden oplysninger om brugen af tjenesten efter sin egen privatlivspolitik. Du kan også kontakte os via almindelig telefon eller e-mail.
• PostNord: Til levering af bestillinger. Vi videregiver relevante leverings- og kontaktoplysninger.

Oplysninger kan også blive behandlet af leverandører af IT-support, e-mail, sikkerhed og samtykkeløsninger samt relevante kreditoplysningsleverandører i forbindelse med opslag gennem e-conomic.

Vi kan desuden videregive nødvendige oplysninger til banker, revisorer, juridiske rådgivere og offentlige myndigheder i forbindelse med betalinger, rådgivning eller retlige forpligtelser.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne som databehandlere, skal behandle oplysningerne efter vores instrukser og på grundlag af en databehandleraftale. Andre modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres behandling.

6. Behandling uden for EU/EØS

Nogle af vores leverandører anvender internationale koncernforbundne selskaber og underleverandører. Personoplysninger kan derfor blive behandlet uden for EU/EØS, herunder i USA.

Google Analytics

Google oplyser, at oplysninger kan behandles på servere i forskellige lande. Overførsler til Google LLC i USA sker på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework, når behandlingen er omfattet af certificeringen. Google anvender desuden EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvor det er nødvendigt.

WhatsApp Business

Ved kontakt via WhatsApp kan oplysninger blive behandlet uden for EU/EØS som led i WhatsApps internationale drift. WhatsApp oplyser blandt andet om behandling i USA, Storbritannien, Israel og Singapore. Afhængigt af modtageren og behandlingen anvendes EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework for omfattede modtagere i USA, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Regnskab og øvrige leverandører

Visma e-conomic anvender underdatabehandlere både inden for og uden for EU/EØS. Eventuelle overførsler sker efter leverandørens databehandleraftale på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et andet gyldigt overførselsgrundlag.

Du kan læse mere om leverandørernes behandling og overførselsgrundlag her:

• Google: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=da
• WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
• Visma e-conomic: https://www.e-conomic.dk/sikkerhed/dpa
• DanDomain: https://dandomain.dk/om/compliance

Du kan kontakte info@koj.dk for nærmere oplysninger om relevante overførsler og for at anmode om en kopi af de garantier, der anvendes, med de begrænsninger der følger af hensynet til fortrolige oplysninger.

7. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige til det relevante formål eller krævet efter lovgivningen. Oplysninger kan derfor blive slettet tidligere end nedenstående frister, hvis behovet ophører.

• Kundekonti og kontaktoplysninger: Vi opbevarer oplysningerne, mens kundeforholdet er aktivt. Kundekonti slettes eller anonymiseres som udgangspunkt efter to år uden køb eller anden relevant kontakt om kundeforholdet. Oplysninger, som fortsat er nødvendige til bogføring eller konkrete retskrav, opbevares særskilt.
• Afviste eller uafsluttede kundeansøgninger: Oplysninger slettes som udgangspunkt senest seks måneder efter afvisning eller seneste kontakt om ansøgningen.
• Kundehenvendelser: Almindelige henvendelser slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter afslutningen. Korrespondance, der er nødvendig som dokumentation for en aftale, reklamation eller tvist, kan opbevares længere, så længe dokumentationsbehovet består.
• Regnskabsmateriale: Fakturaer, betalingsoplysninger og andet regnskabsmateriale opbevares som hovedregel i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Nyhedsbreve: Vi bruger dine tilmeldingsoplysninger, indtil du afmelder dig eller trækker dit samtykke tilbage. Herefter ophører markedsføringen. Begrænset dokumentation for samtykket og en eventuel afmelding opbevares i to år efter den sidste anvendelse af samtykket, så vi kan dokumentere, at markedsføringen var lovlig.
• Tekniske logs: Logs med personoplysninger opbevares som udgangspunkt i højst 90 dage. Relevante oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at undersøge og håndtere en konkret sikkerhedshændelse.
• Cookieoplysninger: Oplysninger opbevares efter de varigheder, der fremgår af vores cookiepolitik og samtykkeløsning.

Hvis en retlig forpligtelse eller et konkret retskrav nødvendiggør længere opbevaring, begrænser vi opbevaringen til de relevante oplysninger. Oplysningerne slettes eller anonymiseres, når grundlaget for fortsat opbevaring ophører.

8. Er det nødvendigt at give os oplysninger?

Felter markeret med * i vores formularer er obligatoriske for den pågældende funktion. Mangler vi nødvendige virksomheds-, kontakt- eller leveringsoplysninger, kan vi eksempelvis være ude af stand til at godkende en kundekonto, besvare en henvendelse eller gennemføre en ordre.

Andre oplysninger er frivillige, herunder tilmelding til nyhedsbrev og samtykke til valgfrie cookies.

9. Automatiske afgørelser og kreditvurdering

Vi anvender kreditvurderinger, der indhentes automatisk gennem e-conomic, som støtte til vores vurdering af kundens økonomiske forhold og eventuelle betalingsvilkår.

Vi undersøger også virksomhedens CVR-oplysninger og branche for at vurdere, om virksomheden er en relevant erhvervskunde eller forhandler af vores produkter.

Den endelige beslutning om godkendelse, afslag og eventuelle kredit- eller betalingsvilkår foretages af KOJ ApS efter en konkret, menneskelig vurdering. En automatisk indhentet kreditvurdering afgør derfor ikke alene udfaldet.

Vi træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker dig væsentligt.

10. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du, afhængigt af den konkrete behandling, ret til:

• At få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
• At få urigtige oplysninger rettet.
• At få oplysninger slettet i visse tilfælde.
• At få behandlingen begrænset i visse tilfælde.
• At gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser.
• At modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig.
• At trække dit samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke.

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring.

Rettighederne er ikke absolutte. Vi kan eksempelvis være forpligtede til at opbevare regnskabsmateriale, selvom du beder om sletning.

Kontakt info@koj.dk for at benytte dine rettigheder. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte din identitet. Vi besvarer som udgangspunkt din anmodning inden en måned. Hvis fristen lovligt forlænges, orienterer vi dig om dette og årsagen.

11. Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynet
Hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk

Du er også velkommen til at kontakte os, så vi kan undersøge din henvendelse.

12. Ændringer

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når vores behandling af personoplysninger eller relevante regler ændrer sig. Den gældende version er tilgængelig via koj.dk.